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Qué hacer para utilizar RPA

Gracias a la RPA podemos generar aumento de la productividad, mejorar la calidad en la producción, ofrecer un servicio al cliente donde no haya que esperar eternamente en línea hasta ser atendido. Parte importante de las mejoras significativas que tiene esta tecnología de automatización es la capacidad de poder eliminar las tareas que significan un tedio por ser repetitivas. 

Si bien la automatización reviste un gasto inicial importante, los beneficios se aproximan casi de forma inmediata una vez adoptada la tecnología. A Continuación exponemos las ventajas, las virtudes y la mejor forma de poder aplicar RPA a los mercados.

 

Lo primero: saber qué es RPA 

RPA es un robot de software, es decir, una tecnología de automatización digital de los procesos de datos que está alojada en nuestros computadores. Este tipo de software puede extraer y reconocer información para luego aplicarla en otros determinados programas computacionales, actuando como si fuese un humano haciendo clic, completando formularios y así desarrollar informes, interactuar con plataformas, realizar tareas repetitivas, reducir los errores involuntarios.

 

Ventajas/Desventajas

En concreto, la RPA presenta las siguientes ventajas: reducción de costos personales y errores humanos; disminución de costos operativos, que por lo tanto mejoran los procesos y permite que la empresa aumente su productividad; se puede estandarizar los procesos, que trae como consecuencia mejor calidad a la producción; perfeccionar los servicios al cliente y conseguir mayor satisfacción de clientes; también se puede evitar la rotación de empleados dado que no tienen que realizar tareas de tedio o repetitivas.

Ahora la parte crítica: Las desventajas o tal vez, las oportunidades. La adopción de las tecnologías de automatización puede presentar un miedo a perder la fuente laboral, lo cual puede ser paliado con la capacitación del personal para agregar más valor al trabajo y a la misma empresa.

Los costos de inversión, evidentemente, la adquisición de tecnologías para cualquier humano reviste un gasto importante y no todos están en las condiciones para poder realizarlo. Ahora bien, gastar en estas implementaciones puede hacer ganar terreno en la producción, por lo tanto, hay que tener en vista que existirán retribuciones al conseguir RPA para el negocio.

 

Know how del RPA

Hay que entender en su totalidad el proceso a automatizar. Para que la automatización a través de la RPA rinda frutos, se hace necesario identificar, evaluar y documentar todos los procesos. Cuando el proceso ya esté automatizado, lo siguiente por hacer es testear para comprobar que los resultados son los esperados. 

Cuando se está implementando la automatización por RPA, es primordial revisar las expectativas del equipo ejecutivo; ya que se necesita observar atentamente el tiempo de implementación, los costos, ahorros y beneficios de las analíticas. Para ello es crucial establecer un cronograma de comunicación donde se expliquen las razones del proceso y las acciones que se necesitan de cada miembro del equipo. En esta parte, la comunicación con la gerencia es vital ya que permite una proyección y desarrollo efectivo a largo plazo; también existe una responsabilidad para enseñar y capacitar a los empleados acerca de la nueva implementación tecnológica.

Una opción práctica es que se utilicen soluciones que ya han sido creadas, esto evita que se desarrollen nuevas herramientas. Por lo tanto, hay una labor de investigación previa para implementar automatizaciones que están a disposición; lo anterior permite poner en práctica automatizaciones cuanto antes.

Para automatizar de manera exitosa, se hace necesario hacer un listado de las prioridades, evaluando los costos, riesgos e impacto que esta podría tener, para así tomar las mejores decisiones y alcanzar los resultados esperados. La automatización requiere de análisis y observación de los procesos, evidentemente habrá que optar por aquellos que nos hagan recuperar tiempo e inversión.

Previo a implementar automatizaciones en la empresa, es necesario considerar la viabilidad económica de la automatización. La comparación de la inversión en automatización con el rendimiento esperado, puede ser determinante a la hora de tomar la decisión. El análisis y evaluación del costo-beneficio debe realizarse en cada departamento para que pueda conocer el  potencial alcance de estas implementaciones.

Al elegir una herramienta de RPA que cumpla con sus objetivos comerciales, los miembros de su equipo de TI pueden proporcionar información clave. Cuando ocurren problemas inesperados o mal funcionamiento, su experiencia también es valiosa. También puede utilizar sus conocimientos para capacitar a otros empleados.

Cuando considere usar diferentes herramientas, recuerde que necesita encontrar una solución a largo plazo. Debe ser lo suficientemente flexible para permitirle crecer y debe poder adaptarse a los cambios futuros. Sepa cuáles son sus prioridades y si las herramientas que elija pueden acomodar más automatización en otros departamentos potenciales en el futuro.

Antes de realizar cambios en la automatización, primero realice estas tareas manualmente para comprender completamente la función automatizable. Si está creando un producto nuevo por completo, preste atención a la cantidad de tareas que automatiza en caso de que necesite realizar cambios o volver temporalmente a las tareas manuales.

Hay muchos procesos administrativos engorrosos, repetitivos y propensos a errores. Se pueden encontrar buenos ejemplos en la recopilación de datos, la debida diligencia del cliente, las ventas, la validación y las referencias de los empleados. Debe comenzar con procesos maduros, estándar y basados ​​en reglas, especialmente aquellos que mejorarán la experiencia del cliente. Al crear las bases para la automatización en toda la empresa, aumenta sus posibilidades de éxito.